Почему бухгалтер не должен вести кадровое делопроизводство: четыре риска и один пример

В большинстве небольших компаний кадровое делопроизводство ведёт бухгалтер - «раз уж зарплату считает». Это выглядит экономно ровно до первой проверки трудовой инспекции или первого трудового спора. Объясняю, почему эти функции нужно разделять, и что делать, если штатный кадровик не по бюджету.

1. Кадры - не компетенция бухгалтера

Бухгалтерия работает по Налоговому кодексу, кадровое делопроизводство - по Трудовому. Это разные системы знаний, и редкий бухгалтер владеет обеими. Правильно оформленный трудовой договор - не три странички из интернета, а документ на 20-30 страниц с учётом специфики должности, режима, персональных данных и материальной ответственности.

Пример из практики. Иностранное представительство просит бухгалтера оформить сотрудника-иностранца на дистанционную работу из-за рубежа с начислением зарплаты в России. Бухгалтер заводит человека в базу с пометкой «дистанционно». Кадровик увидел бы нарушение сразу: дистанционный труд для иностранных граждан по российскому трудовому договору не допускается. Бухгалтер об этом не знал, а отвечать будет руководитель.

2. Формальное отношение к «кадровым бумажкам»

Для бухгалтера кадровые документы - не отчётность, их никуда не сдавать, значит «и так сойдёт». Итог - отсутствие положений, инструкций, согласий, журналов. Всё это всплывает в двух ситуациях: при проверке ГИТ и при попытке уволить проблемного сотрудника. Во второй ситуации отсутствие положения об испытательном сроке или коммерческой тайне означает, что уволить законно не получится.

3. В отчётный период кадры «подвисают»

Когда бухгалтер сдаёт отчётность, на кадры времени нет. По нашей практике именно в эти недели чаще всего теряются приказы о приёме и увольнении, не подписываются договоры, не оформляются отпуска - а потом это становится основанием для споров.

4. Недовольство перерастает в конфликт

Дополнительная функция без дополнительной оплаты - классический источник конфликта. Заканчивается либо требованием прибавки, либо увольнением бухгалтера в самый неудобный момент.

Чем это грозит

• Ст. 5.27 КоАП РФ - штраф до 50 000 ₽ за каждое нарушение, при повторном - дисквалификация руководителя на 1-3 года
• Приостановление деятельности до 90 дней
• Неверный расчёт среднего заработка - трудовые споры, которые часто заканчиваются судом
• Невозможность уволить сотрудника, не выполняющего обязанности

Как разделить функции без найма кадровика

Штатный кадровик нужен компаниям от 50-70 человек. Для остальных рабочий вариант - кадровое делопроизводство на аутсорсе: аудит текущего состояния, восстановление документов, ведение приёмов, увольнений, отпусков и подготовка к проверкам за фиксированную ежемесячную плату. Бухгалтер остаётся при своём деле, а у собственника появляется человек, который отвечает за кадры по Трудовому кодексу.

Первая версия этого текста вышла в Telegram-канале «Оберег для безопасности бизнеса». Подписывайтесь - там разборы выходят раньше, чем на сайте.