Должная осмотрительность: как доказать ФНС, что вы проверяли контрагента, и где проверить его самому

Большинство предпринимателей проверяют контрагентов. Проблема в том, что почти никто не фиксирует это документально. Когда через два года налоговая снимает вычеты по «технической» компании, доказать, что вы проявили осмотрительность, уже нечем. Разбираю, как это делать правильно и что можно посмотреть самостоятельно.

Что такое должная осмотрительность на практике

При камеральной или выездной проверке инспектор смотрит не только на сделку, но и на то, как вы выбирали партнёра. Если поставщик окажется «технической» компанией, а у вас нет следов проверки, вычеты по НДС и расходы по налогу на прибыль снимут вам, а не ему. Ст. 54.1 НК РФ прямо требует, чтобы обязательство исполнил тот, кто указан в договоре, - и вы должны были это понимать.

Как зафиксировать проверку так, чтобы её приняли

• Нотариальный протокол осмотра сайта ФНС - выписка из ЕГРЮЛ и отчётность на дату сделки, заверенные нотариусом.
• Отчёт платного сервиса - СПАРК, Контур.Фокус и подобные: сохраняйте PDF с датой.
• Заключение штатной службы безопасности - с регламентом проверки и подписью ответственного.
• Договор со службой безопасности на аутсорсе - заключение по каждому контрагенту становится частью вашей доказательной базы.

Если проверяете сами, запросите у контрагента «пакет должной осмотрительности»: анкету и документы к ней - устав, приказ о назначении директора, отчётность, справку об отсутствии задолженности, сведения о численности и ресурсах. Регламент, анкета и положительное заключение подтверждают, что вы действовали разумно.

Что проверить самостоятельно

Официальные источники подделать нельзя, поэтому с них и начинаем:

• ЕГРЮЛ/ЕГРИП и «Прозрачный бизнес» ФНС - адрес, руководитель, массовость, налоги и долги, численность
• Реестр дисквалифицированных лиц - может ли директор вообще руководить
• Федресурс и реестр банкротств - не ликвидируется ли компания и не скрывает ли проблемы
• Картотека арбитражных дел - с кем и о чём контрагент уже судился
• База исполнительных производств ФССП - неоплаченные долги
• Реестр недобросовестных поставщиков на zakupki.gov.ru
• Росреестр и ГИБДД - есть ли у компании реальные активы

Когда нужна углублённая проверка

Есть сигналы, после которых открытых источников недостаточно: десятки ОКВЭДов «от подгузников до ночного клуба», массовый адрес, директор с десятком других компаний, отчётность без сотрудников и основных средств, предоплата как единственная форма расчёта. Это не всегда мошенничество, но это всегда повод посмотреть на реальных бенефициаров, связи с проблемными компаниями и репутацию на рынке - того, чего в базах нет.

Мы проверяем контрагентов больше десяти лет и параллельно формируем для клиентов доказательную базу проявленной осмотрительности. В споре с налоговой она работает.

Первая версия этого текста вышла в Telegram-канале «Оберег для безопасности бизнеса». Подписывайтесь - там разборы выходят раньше, чем на сайте.