Проверка трудовой инспекции: какие кадровые документы спросят обязательно, а какие лучше иметь заранее

Штрафы трудовой инспекции редко бывают большими, но они всегда обидные: платить приходится за отсутствие бумаг, которые оформляются за неделю. Ниже - список, по которому мы готовим клиентов к проверке ГИТ. Сверьте с тем, что лежит у вас в папке «Кадры».

Обязательно - спросят точно

Локальные нормативные акты

• Штатное расписание
• График отпусков
• Положение об оплате труда
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о работе с персональными данными и положение об их защите
• Табель учёта рабочего времени

Личное дело каждого сотрудника

• Трудовой договор
• Личная карточка работника
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, уведомление о выборе формы книжки
• Должностная инструкция
• Согласие на обработку персональных данных
• Заявление и приказ о приёме

Журналы, охрана труда, приказы

• Журнал регистрации трудовых книжек, журнал вводного инструктажа по охране труда
• Инструкции: вводного инструктажа, по микротравмам и несчастным случаям, первой помощи, пожарной безопасности, электробезопасности
• Специальная оценка условий труда - проводится сторонней организацией раз в 5 лет
• Приказы об ответственных за охрану труда и за ведение трудовых книжек, приказы об утверждении всех положений, инструкций, штатного расписания и графика отпусков

Скорее всего не спросят, но защитят вас

• Положение об испытательном сроке - даёт законное право расстаться с не прошедшим испытание
• Положение о коммерческой тайне - без него уволить за слив базы или переписки практически невозможно
• Положение о премировании - регламентирует, кому, сколько и за что, снимает споры «где моя премия»
• Положение о командировках и о структурных подразделениях
• Договоры о полной и частичной материальной ответственности - для кладовщиков, водителей, сисадминов, руководителей отделов, бухгалтерии; без них взыскать ущерб с сотрудника нельзя
• Приказы об утверждении этих положений и перечня должностей с материальной ответственностью

Что грозит за пробелы

Ст. 5.27 КоАП РФ - штраф до 50 000 ₽ за каждое нарушение, при повторном - дисквалификация руководителя на срок от 1 до 3 лет, в отдельных случаях - приостановление деятельности до 90 дней. Но дороже штрафа обходится другое: без правильных документов вы не можете ни уволить проблемного сотрудника, ни взыскать с него ущерб, ни защитить коммерческую тайну. Трудовое законодательство чаще на стороне работника, и единственная защита работодателя - порядок в документах.

Кадровый аудит занимает неделю, восстановление документов - от двух. Это заметно короче, чем спор с уволенным сотрудником в суде.

Первая версия этого текста вышла в Telegram-канале «Оберег для безопасности бизнеса». Подписывайтесь - там разборы выходят раньше, чем на сайте.